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回复公文写作格式规范与模板
公务知识2025年04月22日 10:10:097admin
回复公文写作格式规范与模板回复公文是党政机关、企事业单位在日常工作中常见的正式文书类型，其格式必须符合国家标准《党政机关公文格式》(GBT 9704-2012)的要求。规范的回复公文不仅能体现发文单位的专业水平，更能确保信息的准确传达。我
回复公文写作格式规范与模板
回复公文是党政机关、企事业单位在日常工作中常见的正式文书类型，其格式必须符合国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)的要求。规范的回复公文不仅能体现发文单位的专业水平，更能确保信息的准确传达。我们这篇文章将详细介绍回复公文的基本结构要素、排版要求及常见问题，并附实用模板供参考。主要内容包括：回复公文基本概念；标准格式7大要素；正文写作6要点；常见3种错误；模板与示例。
一、回复公文基本概念
回复公文是发文单位针对来文单位提出的问题或请求给予正式答复的公文文种，通常采用"复函""批复""答复"等形式。根据《党政机关公文处理工作条例》，其法律效力与普通公文等同，具有正式性、针对性和时效性三大特征。
实务中需特别注意：1) 必须标注来文单位及文号；2) 答复内容需紧扣来文事项；3) 主送机关应为来文单位而非第三方。如涉及多个单位协办，应采用"主办单位+协办单位"的联合行文形式。
二、标准格式7大要素
1. 版头部分：
- 发文机关标志（红头文件需含"文件"二字）
- 发文字号（如"XX函〔2024〕X号"）
2. 主体部分：
- 标题（三要素：发文机关+事由+文种）
- 主送机关（全称或规范化简称）
- 正文（包括引据、答复、结语）
- 附件说明（如有）
3. 版记部分：
- 发文机关署名
- 成文日期（阿拉伯数字标注）
- 印章（需骑年盖月）
三、正文写作6要点
1. 引据部分：需明确引用对方来文信息，标准表述为"你单位《关于×××的请示》（×××〔2024〕×号）收悉"。
2. 答复事项：应当分条列项说明，每条以"一、""二、"等序数词引导。对复杂问题建议采用"先结论后说明"结构。
3. 结语用语：根据行文关系选择适当结语，如"此复"（下行文）、"特此函复"（平行文）、"专此回复"（上行文）。
4. 数字规范：正文中数字除成文日期、发文字号、序数词外，一般使用汉字数字表述。
5. 标点符号：标题中除法规名称外不使用标点，正文需正确使用引号、书名号等。
6. 排版要求：每面排22行每行28字，正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，行距固定值28磅。
四、常见3种错误
错误1：文种混用
将"复函"误用为"批复"（后者仅限上级对下级），或错误使用"通知""报告"等非回复类文种。
错误2：引据缺失
未注明所回复文件的标题和文号，导致公文缺乏关联性依据。
错误3：主送不当
将回复主送机关误写为其他相关单位，或使用非规范简称（如"贵司"应为"你公司"）。
五、模板与示例
标准模板：
××××××（发文机关标志）
×××〔2024〕×号
关于××××××的复函
×××（主送机关）：
你单位《关于××××××的请示》（×××〔2024〕×号）收悉。经研究，现答复如下：
一、××××××
二、××××××
...
此复。
附件：1.××××××
2.××××××
××××××（发文机关署名）
2024年×月×日
（此件公开发布）
示例：
XX市教育局文件
X教函〔2024〕15号
关于同意举办人工智能竞赛的复函
XX中学：
你校《关于承办全市中学生人工智能竞赛的请示》（X中请〔2024〕8号）收悉。经研究，现答复如下：
一、原则同意你校于2024年10月承办竞赛
二、竞赛经费由市教育专项经费列支
三、请于9月前提交详细实施方案
特此函复。
XX市教育局
2024年5月20日
六、常见问题解答Q&A
Q：回复私人企业的公文是否需要红头？
A：根据《党政机关公文格式》，对非党政机关的单位行文可不使用红色发文机关标志，但其他格式要素仍需规范。
Q：电子公文如何盖章？
A：电子公文应使用符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的数字签名，或打印后加盖实体印章扫描上传。
Q：联合行文的成文日期如何确定？
A：以总的来看签发机关负责人签发的日期为准，需确保各联署机关签发日期不超过7个工作日。
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